Em 2023, a Área de Conformidade da Fundação Norberto Odebrecht (FNO) tinha um desafio: nivelar o conhecimento dos integrantes sobre as Políticas e Diretrizes da instituição. Documentos norteadores da atuação da Fundação, estes materiais existem para orientar os membros da equipe sobre as boas práticas na condução de atividades e nos relacionamentos com agentes internos e externos.
Para adereçar esta situação, foi criada, em uma parceria com a área de Comunicação da FNO, a série “Descomplicando as Diretrizes”: campanha que consistiu na avaliação de conhecimento dos integrantes sobre estes documentos e na divulgação, em comunicados por e-mail, de uma sequência de vídeos curtos, interativos e explicativos que compartilharam informações sobre as Diretrizes e Políticas.
Ações
A primeira ação realizada foi um diagnóstico promovido através de uma pesquisa, realizada de forma anônima e online em março de 2023. Este diagnóstico constatou que o nível de respostas certas sobre as Diretrizes e Políticas não era satisfatório, sendo de apenas 58%.
Em seguida, a série de comunicados teve início. Por 12 semanas consecutivas, os integrantes receberam vídeos explicativos sobre os documentos norteadores, os quais adotaram estéticas temáticas e contaram com a narração feita pelos próprios integrantes. Alguns exemplos foram: um poema de cordel para explicar o Programa de Ação (PA), a simulação de um videogame para apresentar regras sobre recebimento e envio de brindes e presentes ou uma carta do futuro para conscientizar sobre recomendações de bem-estar e saúde.
O envio dos comunicados era concluído, a cada mês, com o envio de um quiz avaliativo sobre os temas abordados naquele período. Também aplicado de forma anônima, os quizzes buscaram reforçar o conhecimento e acompanhar a evolução dos resultados alcançados. Após 3 meses de realização da campanha, o resultado destes testes revelou um aumento de 46% no nível de acertos dos integrantes nos testes.
Resultados
Para Beatriz Lepikson, responsável por Pessoas, Finanças e Conformidade, a série “Descomplicando as Diretrizes” pôde proporcionar aos integrantes conhecer na íntegra os documentos norteadores da atuação da FNO. “Tudo foi feito de uma forma lúdica, e observamos que a iniciativa teve um efeito bastante positivo na atenção e integração dos integrantes com os temas apresentados, inclusive gerando a adequação de comportamentos com o recomendado nas Diretrizes e Políticas”, diz ela.
Sistema de Gestão
Aline Azevedo, analista de Conformidade na Fundação Norberto Odebrecht, opina que a série destacou a importância da responsabilidade individual e o papel da área de Conformidade. “A necessidade de adotar comportamentos éticos e morais é uma responsabilidade de cada um. Mas cabe à área de Conformidade reforçar esses conceitos e buscar as melhores práticas que possam beneficiar o aprimoramento dos seus controles internos”, diz ela. “Assim, podemos adotar um sistema de gestão que se antecipe aos riscos, demonstre transparência da nossa atuação, e aumente a credibilidade institucional”, explica.
Diante da importância deste tema, a área de Conformidade continuará realizando outras ações para reforçar ainda mais os conceitos de Governança e Conformidade junto aos integrantes da FNO. Outro objetivo é replicar a iniciativa junto às instituições parceiras da Fundação Norberto Odebrecht na realização do PDCIS, assegurando a integridade junto a organizações do Terceiro Setor e contribuindo para a transformação social.
