“O BI é uma excelente ferramenta de fácil acesso e manuseio. Todos os integrantes da COOPATAN e Casa Familiar Rural estão muito entusiasmados com a utilização, pois é através do BI que os Assistentes Educadores acompanham os resultados e desempenho dos cooperados bem como os Monitores acompanham tantos os resultados acadêmicos quanto produtivos dos alunos do Curso Técnico em Agropecuária. Nossa expectativa é que em 2014 já tenhamos implementados novos indicadores de desempenho dos técnicos no sistema. É difícil imaginar que algo o simples traria tantas informações no mesmo lugar.” Juscelino Macedo, Líder de instituição.

A Fundação Odebrecht, uma instituição privada de utilidade pública sem fins lucrativos, mantida pela Organização Odebrecht, apoia projetos de instituições que estimulam, principalmente, o envolvimento do jovem como promotor de ações sociais. Uma de suas principais atividades é acompanhar indicadores de desempenho dos projetos beneficiados. A origem desses dados está  em três sistemas diferentes e a consolidação da informação era manual.  Para resolver isso, foi implementada uma solução de Business Intelligence da Microsoft, baseada nos produtos SQL Server Enterprise 2012 e SharePoint Server 2013, numa plataforma na nuvem por meio do Windows Azure. Dessa forma, foi possível consolidar informações em um ponto único, ganhar agilidade e disponibilizar painéis de indicadores de fácil manuseio, além de outros benefícios.

Necessidades da Empresa
O Programa de Desenvolvimento e Crescimento Integrado com Sustentabilidade do Mosaico de Áreas de Proteção Ambiental do Baixo Sul da Bahia (PDCIS), é um projeto social realizado pela Fundação Odebrecht, em parceria com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais. A Fundação Odebrecht é uma instituição privada de utilidade pública sem fins lucrativos, mantida pela Organização Odebrecht, e tem como missão “Educar jovens para vida, pelo trabalho, para valores e limites”.

O principal objetivo do PDCIS é promover o desenvolvimento econômico e social da região onde atua a partir da formação de jovens empresários rurais. Atualmente, são 17 instituições que contam com o apoio da Fundação Odebrecht, que possuem foco em educação, meio ambiente, geração de trabalho e renda e cidadania, cujas ações se integram e se complementam, o que possibilita o desenvolvimento sustentável das comunidades envolvidas.
Para que a Fundação avaliasse de fato o impacto das ações que apoia na vida de cada um dos participantes do PDCIS, fosse cooperado ou aluno, foi elaborada uma relação com os principais indicadores: produtivos (quantidade de produtos produzidos, produtos beneficiados, evolução da renda do cooperado e eficiência produtiva), econômicos (faturamento líquido, capital de giro, margens líquida e bruta), acadêmicos (frequência dos alunos, nota média, taxa de ocupação) e sociais (quantidade de atendimentos realizados para emissão de documento e distribuição dos atendimentos com cidade e comunidade). Informações necessárias para a Fundação Odebrecht acompanhar a evolução das iniciativas e os resultados alcançados.

O PDCIS utiliza três sistemas distintos sendo operados pelas instituições: sistema administrativo e financeiro; acadêmico; e de acompanhamento do setor primário. Para calcular o indicador, a informação era extraída de um desses sistemas e, em alguns casos, era calculado com informação proveniente de mais de um, de forma totalmente manual. “A maior dificuldade que tínhamos era integrar informações, o que tornava lento o processo de apuração do indicador e, consequentemente, não tínhamos uma ferramenta que servisse aos líderes no apoio às decisões”, explica Cristina Weber, responsável pela Tecnologia da Informação da Fundação Odebrecht.

Para resolver essas questões, a opção foi implementar uma solução de Business Intelligence (BI) da Microsoft.

Solução
A Niteo, empresa de software e serviços de TI, apresentou de forma abrangente os recursos disponíveis no BI da Microsoft, bem como a melhor forma de utilizá-los, decisivos para a escolha da Fundação Odebrecht.

A oportunidade surgiu quando a Organização Odebrecht, cliente Oracle há bastante tempo, avaliava o custo-benefício de usabilidade de ferramentas, custo de infraestrutura e parceria. “Eles quiseram analisar a plataforma de BI da Microsoft em um projeto da Fundação Odebrecht para testar e comprovar a eficácia das ferramentas e analisar os benefícios que trariam para o ambiente”, esclarece Josmar Machado, diretor geral da Niteo.

A solução de BI da Microsoft utilizada foi baseada nos produtos SQL Server Enterprise 2012 e SharePoint Server 2013. A hospedagem da ferramenta também foi outro ponto importante e a escolha foi pela computação em nuvem, por meio do Microsoft Windows Azure. “A Brasoftware, outra parceira desse projeto, auxiliou a identificar o ambiente de hospedagem adequado à necessidade com foco em manter a ferramenta disponível 100% do tempo”, comenta Josmar.

Durante a implementação, os maiores desafios foram cumprir o prazo estipulado pela Fundação Odebrecht e comprovar a eficácia da ferramenta escolhida.

Benefícios
Com a implementação do BI, concluída em agosto de 2013, foi possível beneficiar as atividades de cerca de 30 colaboradores. “Reduzimos o trabalho de consolidação manual de informações e otimizamos a ação do líder permitindo a análise das informações já consolidadas em tempo real”, diz Cristina.

Agora, com o BI operando os dados de 10 das 17 instituições participantes do PDCIS, a Fundação Odebrecht tem um total de 54 indicadores atualizados diariamente, decisivos para a tomada de decisão. “Hoje, quando precisamos saber quantos jovens estão matriculados nas escolas apoiadas, sua distribuição por município, comunidade e faixa etária, basta acessar o BI, o que antes levávamos horas para”, revela Cristina.

Com informações centralizadas, os dados se tornam muito mais confiáveis. E a opção pela plataforma em nuvem sustenta a segurança esperada pela Fundação. “Estamos muito satisfeitos com a nuvem e certos de que foi a melhor solução.”, diz Cristina

Com os ganhos conquistados após a implementação, a Fundação Odebrecht está consolidando dados e pretende expandir o uso da ferramenta. Para isso, vai capacitar os técnicos agrícolas para operá-la, pois são eles que acompanham o desenvolvimento do cooperado. “Nossa expectativa é incluir os dados das sete instituições restantes no BI ainda no primeiro semestre de 2014”, diz Cristina.